Xoá tài khoản
Trong ứng dụng, mở menu và chọn “Xoá tài khoản”. Với nhân viên, thông tin đăng nhập và liên hệ bị xoá, tài khoản bị vô hiệu hoá; doanh nghiệp vẫn lưu mã nhân viên, dữ liệu chấm công gồm ảnh selfie và bằng chứng GPS, các yêu cầu liên quan đến công việc, và tên gốc chỉ trong các bản ghi bảng công đã khoá, không thể chỉnh sửa. Chủ doanh nghiệp phải gõ đúng tên công ty; thao tác này xoá toàn bộ công ty và dữ liệu của công ty.
Nếu không thể truy cập ứng dụng, hãy gửi yêu cầu từ bất kỳ địa chỉ email nào bạn sử dụng được, đồng thời cung cấp tên công ty và email hoặc số điện thoại đăng nhập nếu có. Tài khoản chỉ dùng Đăng nhập bằng Apple hoặc không có email sẽ được hỗ trợ bằng phương thức xác minh thay thế. Không gửi mật khẩu hoặc ảnh selfie.
Hereby là ứng dụng chấm công cho doanh nghiệp. Nhân viên chấm công bằng ảnh selfie trực tiếp, vị trí GPS và thời gian; máy chủ ghi nhận và cấp biên nhận. Chính sách này giải thích dữ liệu chúng tôi thu thập, cách dùng, chia sẻ và quyền của bạn.
1. Dữ liệu chúng tôi thu thập
Chúng tôi chỉ thu thập dữ liệu cần thiết để chấm công hoạt động chính xác và có thể kiểm chứng:
- Ảnh selfie: ảnh chụp qua camera tại thời điểm bạn bấm chấm công, được gửi lên máy chủ và lưu làm bằng chứng của lần chấm công đó.
- Vị trí (GPS): lấy tại thời điểm chấm công để xác nhận bạn ở trong phạm vi địa điểm. Không thu thập vị trí liên tục và không chạy nền giữa các lần chấm công.
- Thời gian: giờ thiết bị và giờ máy chủ (giờ máy chủ là mốc chính thức).
- Thông tin tài khoản: tên, email/tên đăng nhập, doanh nghiệp bạn thuộc về, vai trò (nhân viên/quản lý).
- Dữ liệu chấm công & vận hành: lần vào/ra ca, ca làm, bảng công, nghỉ phép, đề nghị ứng lương (nếu bạn dùng), và các chỉnh sửa (có lưu vết).
- Thông tin thiết bị kỹ thuật: loại thiết bị, phiên bản hệ điều hành, mã định danh phiên/đồng bộ — để vận hành và bảo mật.
Nhận diện khuôn mặt (liveness)
Ứng dụng dùng thư viện nhận diện khuôn mặt của Google (ML Kit) chạy ngay trên thiết bị để kiểm tra ảnh là người thật (chống gian lận). Quá trình này diễn ra cục bộ; chúng tôi không tạo hay gửi "dấu vân khuôn mặt" (face template) ra ngoài — chỉ có ảnh selfie được gửi lên máy chủ như mô tả ở trên.
Thanh toán / đăng ký
Gói đăng ký được xử lý qua cửa hàng ứng dụng (Google Play) và nền tảng RevenueCat. Chúng tôi không thu thập hay lưu số thẻ/thông tin thanh toán của bạn.
2. Chúng tôi dùng dữ liệu để làm gì
- Ghi nhận chấm công và tạo biên nhận kiểm chứng được (giờ, vị trí, ảnh, trạng thái đồng bộ).
- Lập bảng công, tính ca, xử lý nghỉ phép và ước tính lương theo kỳ.
- Đồng bộ dữ liệu đã lưu ngoại tuyến và chống trùng khi gửi lại.
- Bảo mật, phát hiện gian lận, hỗ trợ kỹ thuật và cải thiện ứng dụng.
- Gửi thông báo liên quan đến chấm công/ca làm (nếu bạn cho phép).
3. Chia sẻ dữ liệu
Với người sử dụng lao động của bạn: Hereby là công cụ do doanh nghiệp triển khai. Quản trị viên/quản lý của doanh nghiệp bạn thuộc về có thể xem bằng chứng chấm công của bạn (giờ, vị trí, ảnh, bảng công). Doanh nghiệp là bên kiểm soát dữ liệu chấm công của nhân viên.
Với nhà cung cấp dịch vụ (chỉ để vận hành, theo hợp đồng bảo mật):
- Railway — hạ tầng máy chủ và cơ sở dữ liệu (lưu trữ dữ liệu).
- Cloudflare — phân phối nội dung/website.
- RevenueCat và cửa hàng ứng dụng — quản lý đăng ký/thanh toán.
- Google ML Kit — nhận diện khuôn mặt trên thiết bị (không nhận dữ liệu từ chúng tôi).
Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân của bạn. Chúng tôi chỉ tiết lộ khi pháp luật yêu cầu hoặc để bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
4. Lưu trữ, chuyển & bảo mật dữ liệu
Dữ liệu được truyền qua kết nối mã hóa (HTTPS) và lưu trên máy chủ của nhà cung cấp hạ tầng, có thể đặt ngoài Việt Nam (ví dụ trung tâm dữ liệu của Railway). Mã đăng nhập (token) được lưu an toàn trên thiết bị. Chúng tôi áp dụng biện pháp kỹ thuật và tổ chức hợp lý để bảo vệ dữ liệu, dù không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối.
Chúng tôi giữ dữ liệu chấm công trong thời gian doanh nghiệp còn sử dụng dịch vụ và theo yêu cầu lưu trữ/kế toán hợp lệ, sau đó xóa hoặc ẩn danh.
5. Quyền của bạn
Bạn có thể yêu cầu truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu cá nhân của mình. Vì dữ liệu chấm công thuộc quyền kiểm soát của người sử dụng lao động, một số yêu cầu có thể cần thực hiện qua doanh nghiệp của bạn. Liên hệ [email protected] để được hỗ trợ.
6. Quyền truy cập trên thiết bị
- Camera — chụp ảnh selfie khi chấm công.
- Vị trí — lấy toạ độ tại thời điểm chấm công (không chạy nền).
- Thông báo — nhắc nhở liên quan chấm công (tuỳ chọn).
- Mạng/Internet — gửi và đồng bộ dữ liệu với máy chủ.
7. Trẻ em
Hereby là công cụ dành cho môi trường làm việc, không hướng đến trẻ em. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu của người dưới độ tuổi lao động hợp pháp.
8. Thay đổi chính sách
Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này. Bản mới sẽ hiển thị tại trang này kèm ngày cập nhật. Thay đổi quan trọng sẽ được thông báo phù hợp.
9. Liên hệ
OG Software — Hà Nội, Việt Nam.
Email: [email protected]
Hereby is a workforce attendance app for businesses. Employees clock in with a live selfie, GPS location, and time; the server records the event and issues a receipt. This policy explains what data we collect, how we use and share it, and your rights.
1. Data we collect
We collect only what attendance needs to work accurately and verifiably:
- Selfie photo: a camera photo taken at the moment you punch, sent to the server and stored as evidence of that punch.
- Location (GPS): captured at punch time to confirm you are within the site range. We do not collect location continuously and do not run in the background between punches.
- Time: device time and server time (server time is the official mark).
- Account info: name, email/username, the company you belong to, and role (employee/manager).
- Attendance & operational data: clock-in/out events, shifts, timesheets, leave, salary-advance requests (if used), and corrections (with an audit trail).
- Technical device info: device type, OS version, session/sync identifiers — for operation and security.
Face detection (liveness)
The app uses Google’s ML Kit face detection running on your device to check the photo is a real person (anti-spoofing). This runs locally; we do not create or send any face template — only the selfie photo is sent to the server as described above.
Payments / subscriptions
Subscriptions are handled by the app store (Google Play) and RevenueCat. We do not collect or store your card or payment details.
2. How we use data
- Record attendance and produce a verifiable receipt (time, location, photo, sync status).
- Build timesheets, compute shifts, handle leave, and estimate payroll per period.
- Sync events saved offline and deduplicate retries.
- Security, fraud detection, support, and improving the app.
- Send attendance/shift-related notifications (if you allow them).
3. How we share data
With your employer: Hereby is deployed by businesses. Admins/managers of the company you belong to can view your attendance evidence (time, location, photo, timesheets). The company is the controller of its employees’ attendance data.
With service providers (for operation only, under confidentiality terms):
- Railway — server and database infrastructure (data storage).
- Cloudflare — content/website delivery.
- RevenueCat and the app store — subscription/payment management.
- Google ML Kit — on-device face detection (receives no data from us).
We do not sell your personal data. We disclose it only when required by law or to protect legitimate rights.
4. Storage, transfer & security
Data is transmitted over encrypted connections (HTTPS) and stored on our infrastructure providers’ servers, which may be located outside Vietnam (e.g. Railway data centers). Login tokens are stored securely on your device. We apply reasonable technical and organizational safeguards, though no system is perfectly secure.
We retain attendance data while the business uses the service and as required by valid record-keeping/accounting rules, then delete or anonymize it.
5. Your rights
You may request access to, correction of, or deletion of your personal data. Because attendance data is controlled by the employer, some requests may need to go through your company. Contact [email protected] for help.
6. Device permissions
- Camera — take the selfie when you punch.
- Location — capture coordinates at punch time (no background use).
- Notifications — attendance-related reminders (optional).
- Network/Internet — send and sync data with the server.
7. Children
Hereby is a workplace tool and is not directed to children. We do not knowingly collect data from anyone below the legal working age.
8. Changes to this policy
We may update this policy. The latest version will appear on this page with an updated date. Material changes will be communicated appropriately.
9. Contact
OG Software — Hanoi, Vietnam.
Email: [email protected]